Tankkaart vergelijken in de provincie Oost-Vlaanderen

Drie dingen die een fleetmanager elke maand tijd kosten in de provincie Oost-Vlaanderen

De prijs van de brandstof ligt grotendeels vast. Waar een goede keuze van kaarten het verschil maakt, is in de uren die uw administratie, uw boekhouding en uw chauffeurs er elke maand aan kwijt zijn.

Bonnetjes en onkostennota's

Zonder tankkaart betaalt de chauffeur zelf, bewaart hij het bonnetje en dient hij een onkostennota in. Bij vijf wagens is dat hinderlijk, bij twintig wordt het een halve dag werk per maand. Bonnetjes gaan verloren, bedragen worden verkeerd overgetypt en de controle gebeurt achteraf. Met een tankkaart verdwijnt dat circuit: elke tankbeurt komt digitaal binnen, met datum, station, liters en bedrag.

Wij stellen de kaarten zo in dat elke transactie aan een wagen of een chauffeur gekoppeld is. Uw administratie hoeft dan niets meer over te typen, alleen nog na te kijken wat opvalt. Afwijkingen, zoals twee tankbeurten op dezelfde dag voor een kleine wagen, springen dan meteen in het oog.

Vergissingen en misbruik voorkomen

Een kaart zonder instellingen is een open portefeuille. Iemand tankt benzine in een dieselwagen, koopt koffie en snoep op de kaart van de zaak of tankt in het weekend voor de eigen wagen. Het gaat zelden om grote bedragen, maar het ondermijnt het vertrouwen. Met een pincode, een limiet per dag of per week, een productbeperking en de verplichte ingave van de kilometerstand valt het meeste al weg.

Wij stellen die instellingen per kaart voor, op basis van wat de wagen werkelijk nodig heeft. Een bestelwagen die dagelijks zestig liter tankt, krijgt een andere limiet dan een bedrijfswagen van de zaakvoerder. Instellingen kunt u later altijd bijsturen als het werk verandert.

De boekhouding en de btw

Voor uw boekhouder telt vooral één ding: een maandelijkse verzamelfactuur met per transactie het bedrag, de btw, de wagen en de brandstof. Zonder die factuur moet elke tankbeurt afzonderlijk ingeboekt worden, met het risico dat een bonnetje ontbreekt. Hoeveel btw u op brandstof mag aftrekken, hangt af van het type wagen en van het gebruik, en die regels verschillen voor bestelwagens en personenwagens.

Wij geven daar geen fiscaal advies over, dat blijft het terrein van uw boekhouder. Wij zorgen wel dat de factuur per wagen zo opgesplitst is dat hij die regels zonder omwegen kan toepassen. Een digitale export in een gangbaar formaat hoort daar standaard bij.

Van de eerste export tot kaarten in de wagens

Een overstap mag uw vloot geen dag stilleggen. Zo werken wij, van het eerste contact tot de invoering.

1. Uw vloot in een paar lijnen

   U vertelt ons hoeveel wagens u hebt, welke types en welke energiesoorten, en of er binnenkort elektrische wagens bijkomen. Een ruwe schatting van het aantal kilometers per jaar volstaat voor deze eerste stap.

2. Een export van uw tankbeurten

   U bezorgt ons drie maanden tankbeurten, uit uw huidige kaart of uit de onkostennota's. Namen van chauffeurs hoeven er niet in, een nummerplaat of een intern wagennummer is voldoende voor onze analyse.

3. Onze analyse van routes en volumes

   Wij brengen in kaart waar er getankt en geladen wordt, welke volumes per wagen voorkomen en welke tankbeurten afwijken. Zo zien wij welke netwerkdekking nodig is en waar u vandaag onnodig betaalt.

4. Een voorstel per wagen en per kaart

   U ontvangt een voorstel met de kaarten per wagen of per chauffeur, de limieten, de productbeperkingen, de laadpassen en de vaste kosten. Alle bedragen staan erin als orde van grootte, met de aannames erbij.

5. Invoering zonder onderbreking

   Gaat u akkoord, dan begeleiden wij de aanvraag. De huidige kaarten blijven werken tot de nieuwe in de wagens liggen en geactiveerd zijn, zodat geen enkele chauffeur zonder betaalmiddel aan de pomp staat.

Wat fleetmanagers ons vooraf vragen

Kunnen wij per kaart bepalen wat er getankt mag worden?

Ja. Bij de meeste tankkaarten stelt u per kaart in welke producten toegelaten zijn, bijvoorbeeld alleen diesel, of diesel en ureumoplossing voor de uitlaatgassen, en welke limiet per dag of per week geldt. Een pincode en de ingave van de kilometerstand bij elke tankbeurt maken de controle eenvoudiger. Wij stellen die instellingen per wagen voor, op basis van uw eigen tankgegevens.

Wat gebeurt er als een chauffeur zijn kaart verliest?

De kaart wordt meteen geblokkeerd, meestal online of via een dienst die dag en nacht bereikbaar is. Tankbeurten na de melding zijn dan niet meer mogelijk. Een vervangkaart volgt binnen enkele werkdagen; voor die periode kunt u tijdelijk een reservekaart voorzien. Wij vermelden in het voorstel hoe dat bij de voorgestelde kaart geregeld is en wat een vervanging kost.

Hoe zit het met de btw op brandstof?

U ontvangt een verzamelfactuur met de btw per transactie, wat de verwerking voor uw boekhouder eenvoudiger maakt. Hoeveel btw aftrekbaar is, hangt af van het type voertuig en het gebruik ervan. Daarover geven wij geen fiscaal advies. Wij zorgen wel dat de factuur per wagen opgesplitst kan worden, zodat uw boekhouder de juiste regels kan toepassen.

Heeft een tankkaart zin voor een zaak met twee of drie wagens?

Vaak wel, maar om een andere reden dan bij een grote vloot. Bij een paar wagens is de korting per liter verwaarloosbaar. Wat telt, is dat de bonnetjes en onkostennota's verdwijnen en dat u één factuur per maand krijgt. Wij kiezen dan voor een kaart met lage of geen vaste kosten per kaart, zodat de administratieve winst niet opgaat aan bijdragen.

Werkt de kaart ook in Frankrijk, Nederland of Duitsland?

Dat verschilt sterk van kaart tot kaart. Sommige kaarten werken vooral in België, andere in een groot deel van Europa, soms met een kost per transactie in het buitenland. Uit uw export van tankbeurten blijkt meteen hoe vaak uw vloot over de grens tankt. Op basis daarvan stellen wij een dekking voor die daarbij past, zonder te betalen voor landen waar u nooit komt.

Maakt u ook een voorstel voor een vloot?

Ja. Wij werken voor ondernemingen in heel Vlaanderen en in Brussel, van een zelfstandige met twee bestelwagens tot een transportbedrijf met tientallen vrachtwagens. De analyse gebeurt op basis van uw tankgegevens en verloopt per mail of telefonisch. De postcode van uw vestiging vragen wij omdat de ligging van de stations rond uw vertrekpunt meeweegt in het voorstel.

Tanken en laden in Oost-Vlaanderen

De aandachtspunten die in deze provincie het vaakst terugkomen bij de analyse van een vloot.